TSUBAMEポータル上で支払コードを申請した際に、内容に不備がある場合、TSUBAMEポータルより、申請却下のお知らせをお送りしています。
「システム管理者からのコメント」として、却下した理由をお知らせしていますので、内容をご確認のうえ、必要に応じて修正して再申請してください。
以下に典型的な却下理由と再申請の際に確認いただきたい事項を例示します。
1. 該当する予算の存在を確認できませんでした
支払コード申請に記入された予算コードおよび予算名称の組の実在性を担当者が財務会計システム上で確認しましたが、誤記の可能性を含めて該当する予算を見つけることが出来なかった場合に上記のメッセージをお送りしています。
予算が外部資金や科研費等の場合、今年度分の予算コードが物品等請求システム上で既に作成されているかをご確認ください。
また、予算コード・予算名称・予算部局・予算区分・予算責任者の記載に誤りがあると、当方で検索できなくなりますので、正しく記載してください。
特に、予算コード(32桁)および予算名称は、2020年度からの財務会計システムでは桁数が多く、転記の際に一部が欠落している申請がありますので、以下の手順で取得されることを強くお勧めいたします。
- 新物品等請求システムにログイン
- 予算管理 を選択
- 予算執行状況確認 を選択
- CSV作成 を選択
- 出力されたCSVファイルの「予算コード」(32桁)および「予算名称」を転記
2. 予算コードがあることまでは確認できましたが、○○が異なっていました
支払コード申請に記入された内容から、該当すると思われる予算が見つかりましたが、一部項目が財務会計システム上の登録内容と一致しておらず、誤字として担当者の裁量で訂正可能な範囲を超えて誤っていた場合に上記のメッセージをお送りしています。
前項を参考に、物品等請求システムで表示される登録内容を確認のうえで、正しい内容で再申請してください。
なお、○○の部分が予算責任者氏名となっている場合、次項をご参照ください。
3. 予算コードがあることまでは確認できましたが、予算責任者氏名が異なっていました
支払コード申請の際に記載された予算責任者のアカウント情報と、財務会計システム上の予算責任者の情報が一致していない場合に上記のメッセージをお送りしています。
TSUBAMEでは、請求に関する諸連絡を確実に行えるよう、TSUBAMEの計算資源を直接利用しない方を含め、予算責任者の方にTSUBAMEアカウントを取得、利用規約に同意いただき、アカウント情報を記入いただいています。
また、支払コード利用者(TSUBAMEグループのグループ管理者(メイン))と予算責任者が異なる場合には、予算使用を許可されていることを事前に確認するため、予算責任者の方にTSUBAMEポータル上で支払コードの申請の承認(追認)処理をしていただいております。
4. 費目がその他ではないため、却下します (科研費)
支払コード申請に科研費の「その他」以外の費目(物品費・旅費・人件費)の予算コードを指定した際に上記のメッセージをお送りしています。
科研費は費目別に4種類の予算コードがありますが、TSUBAMEの計算機使用料は「その他」の費目に分類されます。 (府省共通経費取扱区分表内、「研究機関内の施設・設備使用料」に相当)
このため、「その他」以外の費目による支払コード申請は費目誤りとして却下させていただいております。
5. 教職員以外の方は、自身が予算責任者となっている申請に限らせていただいております
教職員以外の方が、自身が予算責任者となっていない予算について支払コード申請を行った際に上記のメッセージをお送りしています。
教職員以外の方は、ご自身が予算責任者となっている予算(学振特別研究員の科研費等)以外の予算について、TSUBAMEの支払責任者となることができません。
そのような予算を利用する必要がある場合は、適切な教職員に支払責任者となることを依頼し、支払コードを再申請してもらってください。
なお、TSUBAMEグループに支払コードを紐づけできるのは、グループ管理者(メイン)が支払責任者となっている支払コードのみですので、既にTSUBAMEグループを作成済みである場合は必要に応じてグループ管理者(メイン)の変更を実施してください。
6. 既に新規請求事項発生可能期間を過ぎています
申請された予算に関して、既にTSUBAMEポイントの新規購入ができない状態にあるときに上記のメッセージをお送りしています。
TSUBAMEでは、TSUBAMEポータルにおける購入操作を月毎にまとめて翌月以降に予算の振替処理を行っております。
この振替処理が予算の使用可能期間(年度内かつ研究期間内)に収まるよう、支払コードの利用可能期間を設けておりますが、この期間を既に過ぎており、ポイントの購入に利用できない予算については、申請をお断りしております。
なお、1～3月の期間は、法人運営費と奨学寄附金のみ支払コードの登録・利用が可能ですが、1～3月の利用分は翌年度の同予算への請求になりますので、予算の残額管理の際にはご留意ください。
7. 既に同じ利用年度かつ同じ予算コードの申請をシステム管理者が承認済みです
既に同一の予算を対象とした支払コードが承認されているときに上記のメッセージをお送りしています。
承認済みの支払コードをご利用ください。